“La 25e heure” : notre temps est précieux. Cessons de le gaspiller !

Pour ce premier article de blog consacré aux résumés de livres illustrant directement ou indirectement ce que nous avons appelé l’ “Intelligence Personnelle” , le choix a été difficile. En effet, il aurait pu paraitre plus pertinent de choisir pour commencer des livres de référence de sommités dans leurs domaines comme Peter Drucker (rassurez-vous, c’est l’objet de notre 2e résumé), Robert Cialdini, Carl Rogers, Daniel Kanheman, Clayton Christensen, John Mayer, Daniel Goleman, etc. (ce que nous ferons par la suite) afin notamment de donner plus de “crédit” à nos propos. Nous avons cependant privilégié un livre récent, un livre “coup de cœur”, qui cite de nombreux principes dont nous reparlerons par la suite en détail et qui sont présentés ici sans détours, de manière pratico-pratique. Libre aux lecteurs d’aller plus loin dans la compréhension si besoin, notamment via les références que nous avons indiqué.

C’est cet aspect directement opérationnel qui nous a plu, dans l’esprit “startuppers” auxquels il s’adresse. Nous espérons que ce plaisir sera partagé. Bonne lecture !

Résumé du livre “la 25e heure” de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont.

Cartographie synthétique du résumé

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Les auteurs

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Bao Dinh est directeur Europe, Moyen-orient et Afrique de l’appli de réservation d’hôtels HotelTonight. Guillaume Declair est co-fondateur du média Merci Alfred et de la marque de mode responsable Loom. Jérôme Dumont est co-fondateur de l’agence de développement mobile One More Thing Studio.

Note liminaire

Comme indiqué ci-dessus, ce livre s’adresse initialement aux “startuppers”, à toutes celles et ceux qui veulent se lancer dans l’entrepreneuriat, quelles que soient leurs expériences, et souhaitent retrouver ici de manière rapide un ensemble d’outils et de méthodes pour être plus efficaces et améliorer leurs chances de succès. C’est d’ailleurs auprès d’un public d’entrepreneurs avertis que les auteurs ont recueilli les avis et conseils ayant permis la construction du livre. Mais de manière étendue, il s’adresse également à tous les “startuppers de leur vie”, c’est à dire ceux qui désirent ardemment faire évoluer leur situation. A ce titre, le livre nous semble très utile à toutes personnes souhaitant s’engager dans une démarche de développement personnel.

Il existe de nombreux sites web, dans toutes les langues, qui proposent déjà des résumés de livres. Notre objectif, comme indiqué dans la FAQ, n’est pas de rajouter un énième site du même type mais de proposer des concepts, principes, méthodes et outils déjà publiés qui résonnent avec l’Intelligence Personnelle. Ainsi, les résumés sont enrichis de nos commentaires personnels (entre parenthèses et italique) et autres références bibliographiques. Vous retrouverez ces dernières en bas de page.

Dernière remarque avant de commencer, veuillez noter que des outils et exemples très précis, inclus par les auteurs dans leur livre, ne sont pas rapportés dans ce résumé.

Introduction

Tim Urban, dans son blog “Wait But Why”, propose une représentation de notre vie qui passe, mois après mois :

Source image et copyright : waitbutwhy.com

Cette représentation nous rappelle, si c’était nécessaire, que la vie est courte et que notre temps consacré à faire des choses épanouissantes, à vivre, doit d’être optimisé !

Dans un autre graphique dont les unités sont les semaines cette fois, l’auteur nous donne une très bonne idée des plages de temps au cours desquelles nous apprenons, nous produisons et profitons du temps qu’il nous reste à vivre :

Source image et copyright : waitbutwhy.com

Ainsi, pour être plus efficace dans la vie privée ou au travail, il est nécessaire de ne consacrer que le temps strictement nécessaire aux tâches répétitives, obligatoires mais pénibles à effectuer. Cette efficacité dans l’action permet de dégager du temps pour le consacrer à ce en quoi nous aimons nous investir et/ou ce qui nous procure du plaisir et nous rend heureux.

Or, le monde moderne, notamment du tertiaire, de l’administratif ou des services, qui regroupe l’essentiel de ce que nous appelons “le travail du bureau” , ne cesse de modifier notre rapport au Temps. La cause principale découle de nos usages du digital : loin d’avoir tenu ses promesses de simplification et de rationalisation du travail de bureau, il a complexifié les tâches à produire, simplement parce que nos méthodes de travail n’ont pas été adaptées en conséquence et que la formation à l’usage de tous ces nouveaux outils technologiques n’est pas considérée comme essentielle (pour ne pas dire qu’elle est considérée comme une perte de temps).

Un exemple : comment se fait-il que les collégiens américains apprennent la dactylographie dès leur entrée en 6e, alors que les petits français continuent de s’entraîner exclusivement à l’écriture cursive ? Comment interpréter ce décalage entre deux pays modernes, épris de nouvelles technologies ? Mais la rapidité de frappe sur un clavier d’ordinateur ou la parfaite connaissance de son environnement numérique ne sont pas les seuls moyen de gagner du temps, comme nous le verrons plus loin.

Être plus efficace et productif relève surtout d’un état d’esprit. Si une tâche nous ennuie, il ne faut pas hésiter à prendre du recul et à se demander pourquoi ? Un moment de réflexion ou un tâtonnement provisoire, pour améliorer un process, n’est pas une perte de temps, dès lors qu’il accroît la productivité de l’individu à long terme et donc sa possibilité de dégager du temps. Au début, il faut investir du temps pour améliorer les choses petit à petit. Cela peut être décourageant, surtout si les progrès semblent au début imperceptibles. C’est l’effet d’adhérence ! Mais avec du recul, en repensant au passé, vous verrez le chemin parcouru et le temps gagné.

Une formule permet de résumer cela :

Travail accompli = Temps passé x Intensité de la concentration x Rapidité d’exécution

Mais pour y arriver, il faut s’organiser (1), se concentrer (2) et accélérer (3)

1 : S’organiser

Il s’est écoulé 8000 ans entre la Révolution agricole et la Révolution industrielle ; 120 ans entre la première révolution industrielle et l’invention de l’ampoule ; 90 ans entre l’invention de l’ampoule et le premier voyage sur la lune ; 22 ans entre le premier voyage sur la lune et la création d’internet ; 9 ans entre la création d’internet et le séquençage intégral de l’ADN.

Selon Ray Kurzweil, futurologue de Google (initiateur notamment de la “Loi des Retours Accélérés” et de bien d’autres choses dans différents domaines) : comme on peut s’appuyer sur les technologies existantes pour en créer de nouvelles, la croissance du progrès technique n’est pas linéaire mais exponentielle.

Parallèlement, les technologies investissent notre quotidien de plus en plus vite : il a fallu 80 ans pour que le téléphone atteigne 80% de pénétration en France, 30 ans pour le téléphone portable, 10 ans pour le smartphone… En 2018, parmi les 10 premières capitalisations boursières au monde, 7 n’existaient pas il y a une génération (GAFAM, Alibaba, Tencent, Alphabet). Et quid des NBIC (Nanotechnologies, Biotechnologies, Informatique, sciences Cognitives) ?

“L’adaptation permanente” devient un dogme, tant pour les entreprises (les plans stratégiques à 10 ans ou 5 ans n’ont plus de sens aujourd’hui) que pour les particuliers (conséquence des objectifs des entreprises en perpétuelle adaptation).

Dans tout cela, la ressource la plus rare, c’est le Temps. Il faut apprendre à s’organiser pour allouer suffisamment de temps et d’énergie aux projets importants, tant professionnels que privés. C’est ce que nous allons voir ci-dessous (c’est par ailleurs un sujet sur lequel nous reviendrons très souvent sur le site pour développer les concepts présentés ci-après ou en présenter d’autres).

1.1 : Savoir dire “NON”

Pourquoi dire “NON” ?

Être Productif, c’est choisir ses investissements en fonction des objectifs qu’on s’est fixés. Deux raisons pour lesquelles on a tendance à dire « Oui » trop souvent :

  • Lorsqu’on n’a pas défini nos objectifs personnels suffisamment clairement (quelle est ma mission principale ? ou quels sont mes objectifs à court terme ?). Il faut garder ses objectifs en mémoire à tout instant ;
  • Par simple peur de vexer ou de blesser ses interlocuteurs. Il faut changer de mode de pensée car accepter tout revient à manquer de respect envers le demandeur (manque de motivation). Pour un seul “Oui” , il est nécessaire de dire plusieurs fois “Non” car si notre capacité de travail reste relativement stable avec le temps, le nombre de sollicitations augmente avec l’expérience et les années.

L’illusion de la Fréquence : pourquoi garder toujours ses objectifs en tête ?

Bien connaître ses objectifs et se les rappeler souvent vous permet de mieux reconnaître les opportunités parmi toutes les idées et informations auxquelles vous êtes exposés toute la journée, car notre attention est très sélective (nous reviendrons sur ce sujet et notamment celui des biais cognitifs) : quand on a quelque chose en tête, on a l’impression de le voir beaucoup plus souvent autour de nous (un nouveau mot, la recherche d’une nouvelle voiture,…). En psychologie comportementale, on appelle cela “l’illusion de la fréquence” ou “phénomène Baader-Meinhof” , tous les signaux existaient déjà mais notre cerveau les avaient tout simplement ignorés.

Comment dire “NON” ?

Il vaut mieux passer une minute à expliquer pourquoi on dit “NON”, qu’une heure à faire une tâche inutile ou peu essentielle !

Et si c’est le Boss qui demande ? Pareil. Si vous jugez que son idée est mauvaise, dites lui pourquoi (avec tact, bien entendu). Soit l’idée est réellement mauvaise et votre Boss vous estimera comme un collaborateur de bon conseil, soit il vous convaincra de la pertinence de son idée et vous serez d’autant plus motivé pour y souscrire.

Comment dire “NON” aux réunions de travail : “si vous ne refusez pas au moins 20% d’invitations à des réunions, c’est que vous gérez mal votre temps” . Au moment d’accepter une réunion, posez-vous la question : “si j’étais malade ce jour-là, est-ce qu’il faudrait la reprogrammer ?” Si la réponse est “NON” , c’est que vous n’êtes pas indispensable ! Déclinez là de façon polie en disant que vous pensez que vous ne pourrez pas y apporter suffisamment de valeur ajoutée, mais que vous seriez ravi de recevoir le compte-rendu par e-mail. A défaut, essayez de la transformer en une discussion “one-to-one” de 3 minutes, cela marche dans 95% des cas.

(Pour en savoir plus sur le sujet, nous ne pouvons que vous recommander la lecture des livres de William Ury, notamment “Comment dire non. Savoir refuser sans offenser” ou encore les ouvrages sur la Communication Non Violente (CNV) comme “Les mots sont des fenêtres (ou bien ce sont des murs)” de Marshall Rosenberg ou encore “Cessez d’être gentil, soyez vrai !” de Thomas d’Ansembourg).

1.2 : Mettre en place une “to do list”

Bluma Zeigarnik (Psychologue Russe dont l’Effet Zeigarnik porte le nom) : “une tâche non achevée prend beaucoup plus de place dans votre cerveau qu’une tâche achevée” (c’est un biais cognitif).

Vous le vivez au quotidien : de très nombreuses tâches en cours que vous devez accomplir vous polluent l’esprit et vous empêchent de vous concentrer. Votre “RAM” personnelle est parasitée, il faut donc stocker ces informations sur une mémoire externe : votre “to do list” . Son usage doit devenir systématique : une requête ? je la note ; une idée ? je la note de la manière la plus précise possible. Pensez à votre liste de courses : vous ajoutez un produit chaque fois que vous y pensez. C’est le même principe. Vous libérez votre esprit. Par ailleurs, noter et lister engage notre action future. Nous avons donc plus de chance de réaliser cette action. Méthode ? Un verbe à l’infinitif et les informations essentielles pour réaliser la tâche.

1.3 : Adopter la règle des 2 minutes

Regardez votre “to do list” : si la tâche prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite. L’intérêt de cette règle, c’est qu’on s’aperçoit que la majorité de nos tâches prennent moins de 2 minutes… ce qui réduit rapidement la “to do list” et nous redonne de l’énergie !

(Cette technique, associée à la “to do list” et à la délégation de tout ce qui peut l’être, détaillée ci-dessous, est la base de la méthode “Getting things done” (GTD) de David Allen. Vous trouverez facilement via le web des information sur cette méthode, qui a le mérite de pouvoir s’appliquer avec ou sans outils informatiques… et qui fonctionne ! Vous pouvez aussi consulter un de ses ouvrages dédié au sujetS’organiser pour réussir : Getting Things Done” ).

1.4 : Déléguez tout ce qui peut l’être

« Le vrai secret de la productivité, ce n’est pas le travail qu’on fait, ce sont les personnes qu’on anime »

Personne n’est irremplaçable ! Il vaut mieux passer du temps à former et accompagner les autres à vous remplacer sur certaines tâches. En regardant la “to do list” , posez-vous la question : “qu’est-ce que je peux déléguer et à qui ?

Au-delà des collaborateurs immédiats, pensez “Freelance” ou “Cabinet spécialisé” lorsque vous quittez votre cœur de métier : créer un Logo, faire un site Web, rédiger du contenu vitrine, chercher de l’information, cibler les premiers clients. Mais gardez en mémoire qu’un prestataire rapide, pas cher et de qualité, cela n’existe pas !

(Sur ce sujet, il existe de nombreux livres. Sans même reparler de la méthode GTD citée précédemment, nous pouvons vous conseiller “One minute manager meets the monkey” de Kenneth Blanchard qui traite de la question, comme son nom le suggère, de manière humoristique).

1.5 : Priorisez vos actions

Avant de commencer la journée, il vous faut identifier les 3 tâches importantes à effectuer à tout prix avant la fin de la journée et bloquer le temps nécessaire pour les réaliser. Il faut aussi commencez par la plus difficile des 3 !

Après avoir défini ces 3 tâches, il faut leur allouer à chacune un « créneau temps » nécessaire à chacune pour les réaliser. Et les noter sur l’Agenda… pour éviter les réunions ou entretiens parasites. Pour chaque créneau, vous pouvez fixer des sous-créneaux de 25 minutes et 5 minutes de pause… ou 50 minutes et 10 minutes de pause ! (On retrouve ici l’idée de la méthode “Pomodoro” développée par Francesco Cirillo). L’agenda doit contenir toutes vos tâches… sinon d’autres tâches extérieures viendront polluer votre journée ! L’idéal ? Un agenda où apparaissent 3 tâches maximum par jour, des réunions courtes et peu nombreuses, des périodes de traitement des e-mails concentrées sur 3 périodes de la journée (Timothy Ferris propose même de manière un peu provocante dans “La semaine de 4 heures” de ne le faire que 1 à 2 fois par jour), un temps pour les appels téléphoniques et une vrai pause déjeuner. Considérez aussi le temps “hors connexion” comme une chance : il vous permet de vous concentrer sur les sujets les plus importants.

Si vous avez le choix entre “tâche active” et “tâche passive”, commencez par la seconde, notamment les “tâches à déléguer” (confier le dossier à quelqu’un d’autre) et les “tâches à délai” (demander une autorisation administrative préalable, télécharger un lourd fichier,…) car les tâches passives sont assurées par d’autres ou en parallèle de votre engagement sur les tâches actives (cela vous permet de gagner du temps)

La loi de Laborit (neurobiologiste français) : “tendance de l’homme à fuir la difficulté pour rechercher un nouvel état de plaisir”

Quand nous obtenons satisfaction (recevoir un “like”, recevoir une réponse à notre SMS), notre cerveau libère de la Dopamine (sensation de satisfaction). Pour obtenir cette “hormone de récompense”, notre cerveau nous incite donc toujours à préférer une action à gratification immédiate plutôt qu’une action qui s’inscrit dans la durée, ce qui nous entraine à procrastiner, c’est à dire reporter à plus tard des tâches certes importantes mais nous paraissant difficiles à initier… Sur le long terme, la procrastination empoisonne nos vies et a des effets collatéraux tels des billets de train ou avion plus chers, des frais sur facture payée en retard, une moindre qualité, voire un temps plus long pour accomplir la tâche dévolue (achats pour Noël, réunion de travail,…).

Pour combattre la procrastination, découpez la tâche en sous-tâches simples et rapides à réaliser (le cerveau va libérer de la dopamine) et inscrivez- les sur la “to do list”. Puis rayez-les les unes après les autres dès qu’elles sont réalisées (le cerveau va libérer à nouveau de la dopamine). “Si vous n’arrivez pas à faire de petites choses, vous n’arriverez jamais à en faire de grandes“. Faites le premier pas car “il ne faut pas être motivé pour agir, en réalité, il faut agir pour être motivé” et dès que vous serez dans l’action, tout deviendra plus facile. Ou faites la à plusieurs,… en apportant quelques trucs à grignoter.

(Sur ce thème, nous pouvons vous recommander les livres “Avalez le crapeau” de Brian Tracy, qui conseille de commencer la journée en réalisant la tâche importante qui nous parait la plus difficile et/ou la moins agréable, “Stop talking, start doing” de Shaa Wasmund ou encore n’importe quel livre de Stephen Covey sur la gestion des priorités, comme par exemple son best seller “Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent).

2 : Se concentrer

Au siècle dernier, un employé de bureau avait peu d’occasion d’être distrait de sa tâche : bureau individuel fermé, papier et stylos, quelques dossiers à traiter, un téléphone fixe qui sonne de temps en temps… (caricature de l’extrême, mais c’est pour la bonne cause !). Aujourd’hui, c’est l’inverse pour plusieurs raisons : la mode est à l’open-space (générant à la fois “échanges constructifs” et “interruptions et distractions”) ; les moyens de communication prolifèrent (ordinateurs, tablettes, smartphones) qui conduisent au multi-tâches (alternance rapide des tâches et opérations, multiplication des messages reçus (Courriel, SMS, MMS) que l’on soit directement concerné ou simplement en copie) ; l’infobésité nous submerge par explosion de contenus textes, images et sons. De fait, notre attention est sans cesse sollicitée et devient “la denrée rare” !

Selon Gloria Mark (Université de Californie), un employé de bureau ne travaille en moyenne que 11 minutes entre deux interruptions…  en ayant l’illusion d’être productif puisqu’il répond à une multitude de tâches ! Mais l’alternance des tâches est le pire ennemi de la productivité !

La “Loi de Carlson” (édictée dans les années 1950 par Sune Carlson, chercheur Suédois) dit :

Une tâche effectuée en continue demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois” 

Quand le cerveau déplace son attention d’une tâche à une autre, il perd beaucoup de temps à retrouver 100% de son attention. Glenn Wilson (Professeur de Psychologie à la King’s College London University) a montré qu’on pouvait perdre l’équivalent de 10 points de QI dans la résolution d’un problème en cours, si on reçoit une sollicitation externe, par exemple le signal d’un e-mail reçu dans sa boite (certaines de ses études montreraient même que la perte de QI liée à ces interruptions serait plus importante que de fumer de la marijuana !).

Les personnes les plus productives sont celles qui sont 100% disponibles à ce qu’elles font à l’instant même (nous reparlerons de ce sujet dans le cadre des articles sur la “pleine conscience” et l’état de “flow” tel de que défini par Mihaly Csikszentmihalyi). En réunion, elles s’investissent pour faire avancer le sujet. En formation, elles sont totalement à l’écoute. Au travail, elles se concentrent sur leur tâche… et ne consultent pas le fil des réseaux sociaux ou leurs e-mails toutes les 5 minutes !

(Sur le thème de l’impact du numérique sur notre attention et donc notre efficacité voire notre intelligence, nous vous recommandons de lire le témoignage/article de Romain Pillard “Pourquoi ne pouvons-nous plus lire ? Ou, les livres ont-ils la capacité de nous préserver des effets du numérique sur notre cerveau ?” sur le blog medium.com)

2.1 : Chassez les Pensées Parasites

Les pensées parasites sont toutes ces choses qui occupent notre esprit parce que nous ne devons pas oublier de les faire (aller chercher du pain en sortant du travail, prendre RDV avec son dentiste,…). La “to do list” permet de s’en débarrasser (dès qu’une nouvelle tâche nous traverse l’esprit, il faut la noter sans chercher à l’analyser et l’oublier). La gestion pragmatique de sa boite mail (“j’archive, je réponds ou je note sur ma “to do list” ” comme préconisé par exemple dans la méthode GTD), l’envoi différé de courriels, un bureau rangé, la méditation sont autant de techniques qui aident à chasser les pensées parasites.

2.2 : Protégez-vous des tentations

Les médias et les réseaux sociaux font tout pour nous faire rester le plus longtemps possible sur leurs sites (lecture vidéo automatique, like, retweet : ce qu’on appelle l’économie de l’attention) en se servant de la même cause physiologique, la dopamine, qui est l’hormone de la récompense immédiate (voir à ce sujet l’article de Romain Pillard cité précédemment) ! Pour nous aider, plusieurs outils existent (décrits dans le livre). Mais une discipline personnelle permet aussi de résister à la tentation comme déplacer, sur le smartphone, les applications des réseaux sociaux sur la troisième ou quatrième page, voire les supprimer définitivement (consultable le soir sur l’ordinateur, uniquement), ou encore laisser le smartphone sur la table, face inversée, ou bien dans la poche lors d’un entretien (c’est aussi une marque de considération envers son interlocuteur).

2.3 : Créez votre propre bulle d’isolement

Vous pouvez choisir de mettre des écouteurs, qui montrent à votre entourage que vous êtes sur une tâche importante et que vous ne voulez pas être dérangé. Par ailleurs, écouter de la musique peut aider à se concentrer, sur des tâches créatives en tout cas (musique simple, instrumentale, sans paroles, déjà connue, qui nécessite le moins d’attention possible). Une étude de 2012 (note : “Is Noise Always Bad? Exploring the Effects of Ambient Noise on Creative Cognition” ) a établi que le fait d’être légèrement distrait par un bruit ambiant augmente la créativité (nos meilleurs idées nous viennent sous la douche, en se brossant les dents, en tondant la pelouse,…)

(Ces études indiquent tout de même que pour certaines tâches nécessitant une forte concentration, le silence absolu reste ceci dit la situation idéale).

Vous pouvez aussi demander à travailler hors du bureau, soit dans un café, soit dans un parc, deux fois par semaine, pour entrer dans un vrai tunnel de concentration. Vous pouvez partir plusieurs jours pour vous isoler et avancer sur les gros projets (l’isolement et la concentration provoquent un sentiment de joie intense, au point d’en perdre la notion du temps). Pour cela, prouvez à votre supérieur que cela marche : un essai, un seul et allons aux résultats !

2.4 : Passez aux communications asynchrones

Communication synchrone (face à face, téléphone, chat) versus Communication asynchrone (courrier, e-mail, SMS).

L’ennemi de la productivité, c’est la communication synchrone (qui engendre des interruptions du travail). Le téléphone doit être réservé à deux cas de figures simples à comprendre : la situation est trop complexe pour être gérée par mail (d’après Phil Simon [auteur/conférencier] : “si vous échangez plus de 3 e-mails à la suite, il est temps de se parler”), programmez alors votre appel en accord avec votre interlocuteur ; ou l’urgence de la situation commande (arrêt de la chaîne de production, accident-catastrophe,…). Mais fuyez l’appel téléphonique si le numéro n’est pas identifiable (souvent une perte de temps) et ne répondez que si c’est votre patron ou une personne importante.

Consultez vos courriels, mais pas plus de 3 fois par jour (d’après les auteurs, un salarié consulte en moyenne sa boite mail toutes les 15 mn ! Ce qui est évidemment à proscrire) et ajoutez une réponse automatique “Je ne consulte mes mails qu’une seule fois par jour. Si c’est urgent, envoyez-moi un SMS. Merci” (c’est le genre de conseils donné dans le livre de Timothy Ferris déjà cité. A l’usage, ce n’est pas toujours très judicieux, mieux vaut un peu de discipline et consulter ses messages par exemple 2 fois par jour, en fin de matinée et d’après-midi). Enfin, utilisez les “Chats” pour des échanges informels et les e-mails pour les sujets importants.

2.5 : Supprimez les Notifications et les Newsletter inutiles

Désactivez toutes les notifications de vos smartphones et de votre ordinateur (sauf cas exceptionnels) : une minute pour changer ces paramètres, des heures de concentration en plus gagnées. Et désinscrivez-vous des newsletters inutiles que vous stockez pour les lire plus tard… et que vous ne lisez jamais, ou 1 fois sur 5 ! (c’est comme pour un vêtement que vous n’avez pas mis depuis 1 an… donnez-le !) (ce dernier point, en lien avec le minimalisme sera également traité sur le site via divers articles et analyse d’ouvrages).

3 : Accélérer

En quatre étapes (FAST) :

  • Fundamentals : mettre en place une base solide pour gagner du temps sur les tâches à venir, préparer son plan de travail
  • Automation : automatiser les actions répétitives
  • Speed : accélérer les actions manuelles
  • Twenty-Eighty Rule : 20% d’efforts pour 80% d’impact

3.1 : Fundamentals : Mettez en place les bonnes conditions de départ

« Que l’on me donne 6 heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à affûter ma hache » (Abraham Lincoln)

Le temps passé à la préparation est tout aussi important (sinon plus) que la réalisation du travail en lui-même. Soyez reposé, physiquement et intellectuellement et faites régulièrement des pauses. Développez un “esprit sain dans un corps sain” en pratiquant du sport, de préférence le matin car cela permet de gagner en concentration pour le reste de la journée (ce thème est abordé notamment dans “Les 12 lois du cerveau” de John Medina). Ayez une alimentation saine et variée. Découvrez à quel moment de la journée vous êtes le plus productif et réservez ce temps aux tâches les plus ardues. Enfin, si votre ordinateur est obsolète, changez le… il n’est pas là pour vous ralentir dans votre travail ! (Ou si vous n’avez pas les moyens, passez sous un système d’exploitation plus léger comme linux 😉 )

3.2 : Automation : Automatisez les actions répétitives

Laissez votre ordinateur remplir les formulaires car il existe des logiciels pour cela. Laissez-le aussi traiter vos courriels par filtrage et réponse automatique. Il existe diverses applications, décrites dans le livre, qui permettent à l’ordinateur de gérer plusieurs processus ou d’utiliser l’intelligence artificielle pour gagner du temps, comme par exemple la reconnaissance vocale de type “OK Google”.

(Attention tout de même à la sécurité et confidentialité des données lors de l’utilisation de ce type d’outils).

3.3 : Speed : Accélérez les Tâches du Quotidien

Vous pouvez accélérez votre vitesse d’écriture en apprenant la dactylographie (voir par exemple le site “10fastfingers” pour tester votre vitesse de frappe et évaluer son évolution). En dessous de 70 mots/minute, entraînez-vous 10 minutes par jour avec “Typingclub” (50 000 écoles l’utilisent aux USA ou la dactylographie est enseignée au Collège). Usez des modèles de documents pré-formatés (outils décrits dans le livre). Accélérez votre navigation en apprenant les raccourcis “clavier”. Organisez votre classement de fichier pour une recherche ultérieure plus efficace de type “AAAAMMJJ_nom-de-fichier”. Enfin, accélérez vos réunions en adoptant la technique du 1,2,3 : 0 retard (commencez à l’heure pile), 1 écran (smartphones et ordinateurs rangés), 2 pizzas (soit pas plus de 6 à 8 personnes autour de la table), 30 minutes (il ne faut pas plus pour prendre une décision)… et faite-là debout autour d’une table haute si elle ne doit durer que 15 minutes !

(Une bonne idée après avoir appris à taper plus vite peut être d’apprendre à lire plus vite ! Pour cela, nous vous recommandons la méthode de lecture rapide de Richaudeau)

3.4 : Twenty-Eighty Rule : 20% d’efforts pour 80% d’impact

Vilfredo Pareto, économiste italien, a découvert que 20% des propriétaires possédaient 80% des richesses à la fin du 19e siècle en Italie, et que cela se vérifiait partout, dans des proportions très similaires, dans le monde (au sujet de la richesse). Quelques décennies plus tard, on a découvert que ce principe s’appliquait à d’autres domaines de l’économie car très souvent 20% des clients rapportent 80% du chiffre d’affaire ou encore 20% des causes produisent 80% des problèmes de production. Il est communément admis que le ratio peut varier de 30-70 à 10-90 dans les cas extrêmes…

(Nous vous conseillons de lire à ce sujet par exemple le livre “Bien vivre le principe 80/20 : Moins de travail et de stress pour plus de succès et de plaisir” de Richard Koch… ou attendre que nous le résumions dans le blog 😉 ).

Et cela peut s’appliquer dans d’autres domaines : 20% d’effort produisent 80% du travail à fournir (Reid Hoffman, fondateur de LinkedIn, à dit : “si vous n’avez pas honte de votre produit, c’est que vous l’avez sorti trop tard” )… 80% de fonctionnalités suffisent pour se confronter au marché et avoir les premiers retours clients. Réaliser une tâche, ce n’est pas l’exécuter à la perfection, c’est consentir juste assez d’effort pour obtenir le résultat escompté. Souvent, vous avez mieux à faire que de peaufiner. Ce qui n’est pas facile lorsqu’on doit se forcer à s’arrêter alors qu’on sait qu’on peut aller plus loin… il faut se fixer des “deadlines” “irréalistes” !

Mais que faire de ce temps gagné ? (des fois que vous vous posiez la question !)

Travailler plus ? C’est le choix de l’humanité depuis le début de l’ère industrielle et de la société de consommation. Elle a fait le choix de travailler plus, pour augmenter ses revenus et consommer toujours plus !

Angus Deaton et Daniel Kahneman (tous deux prix Nobel d’économie) ont évalué que le seuil des 75 000 dollars par foyer par an était la richesse conduisant à un bonheur optimal (échantillon de 450 000 personnes). Pourquoi ? Parce que le niveau de bonheur augmente avec les revenus mais jusqu’à un certain seuil ! Ce seuil de 75 000 $ peut varier d’un individu à l’autre, mais ce qu’il faut retenir, c’est que pour être heureux, nous avons besoin d’un niveau de revenu souvent moins élevé que ce que nous imaginons. Ce niveau de revenus est celui qui permet de subvenir aux besoins élémentaires quotidiens, de se soigner convenablement, de partager un verre entre amis, de partir en vacances et de passer du temps en famille. Au-delà, on peut avoir une Ferrari, un bateau, séjourner dans des “Ressorts” de luxe… mais cela n’augmente pas notre bonheur réel, seulement notre impression de bonheur !

Dans l’histoire humaine, notre rapport au travail a évolué : longtemps, l’oisiveté a été Reine. Les tribus primitives ne cherchent leur nourriture que quelques heures par semaine (chasse, cueillette, eau) comme le faisaient les premières sociétés humaines. Dans l’antiquité, le travail était considéré comme un asservissement, contraire à la dignité humaine (l’homme devait s’épanouir dans les loisirs). Au Moyen-Age, le travail était vu comme une punition divine infligée suite au péché originel. D’ailleurs, si les seigneurs et chevaliers préféraient chasser et guerroyer, les paysans et artisans bénéficiaient de nombreuses fêtes religieuses leur permettant de bénéficier de 90 jours de repos par an. Comme il était interdit de travailler à la lueur de la bougie, de nombreuses journées d’hiver étaient, de fait, travaillées à temps partiel.

En résumé du résumé

Carpe Diem ! L’avenir appartient à ceux qui travaillent mieux et moins. Les cimetières sont pleins de personnes indispensables…

Notre avis

Le livre ayant été choisi pour faire office de premier résumé dans notre blog, il parait évident que c’est car ce dernier nous a fortement intéressé. Certes il compile de nombreux concepts connus (il y en a d’autres !), en tout cas ayant déjà fait l’objet de publications, et ne propose ainsi pas à proprement parlé de nouvelle “méthode” mais les auteurs ne s’en cachent pas et ce n’était pas le but de l’ouvrage, tel que clairement décrit dans leur introduction. C’est bien la compilation de principes auxquels nous adhérons (et que nous détaillerons plus longuement sur le site) ainsi que la volonté de proposer un ouvrage facile et rapide à lire, directement opérationnel, que nous avons aimé dans ce livre et pourquoi nous avons ainsi souhaité le mettre en avant dès l’ouverture du blog. Certes il en existe d’autres du même genre, plus anciens mais toujours d’actualité (par exemple : “Le succès selon Jack” de Jack Canfield, “La magie de voir grand” de David Schwartz, “Le personal MBA” de Josh Kaufman ou encore le livre de Timothy Ferris “La semaine de 4 heures” déjà cité, etc.), avec des références plus ou moins (parfois malheureusement plutôt “moins”) scientifiques mais nous avons ici un livre récent, écrit par des entrepreneurs français ( “cocorico” ) et synthétique. De plus, l’esprit “startup” correspond bien à notre état d’esprit actuel.

En espérant que vous aurez également apprécié cette présentation, que vous aurez envie de lire le livre (nous précisons que nous ne connaissons pas les auteurs 😉 ) et surtout de mettre en application les nombreux conseils proposés.

Une remarque tout de même pour finir : est indiqué dans l’introduction, via les représentations du blog de Tim Urban sur le temps qui passe, qu’il est important d’être plus efficace pour […] faire ce qui nous rend vraiment heureux […] pour ne pas passer à côté de sa vie”. Bien entendu, nous n’excluons pas que le travail, lorsqu’il est choisi consciemment et en accord avec ses valeurs, puisse justement être ce qui nous rend heureux. C’est d’ailleurs un des objectifs de l’Intelligence Personnelle que nous détaillerons au fur et à mesure de nos publications.

Bibliographie, sources et autres liens utiles

Retrouvez ci-dessous, dans l’ordre de leur utilisation dans le texte lorsque c’est le cas, différents liens pour approfondir les concepts évoqués :

 

A propos Christophe Clarinard 3 Articles
Christophe Clarinard est Consultant en Intelligence économique et Stratégique (IES-SSE) et dispense des cours en Université et en Ecole de Commerce. Lieutenant-colonel (R) de Gendarmerie, après avoir exercé dans plusieurs postes de commandement et d’état-major de la Gendarmerie, il a été Chef de bureau à l’état-major de la Région de Gendarmerie de PACA (Marseille) et a exercé les fonctions de « Référent Régional pour l’Intelligence Economique ». Il est titulaire d’une Licence en droit de la Faculté Jean-Monnet Université Paris Sud, d’un Titre d’Etat Niveau I de « Consultant en Intelligence Economique » de l’EEIE et d’un MBA « Stratégie des affaires et Intelligence économique » de l’ISC PARIS.